Mit Unterstützung des Europäischen Fonds für regionale Entwicklung haben wir von September 2019 bis Oktober 2020 ein umfangreiches Digitalisierungsprojekt umgesetzt:

„Mit Digitalisierung zu mehr analogem Genuss“

Mit Küchenmonitoren, einem datenbankgestützten Kassensystem, leistungsfähiger Server- und Netzwerktechnik, einem ganzheitlichen Reservierungssystem und modernster Infrastruktur bekommen unsere Prozesse eine völlig neue Qualität und Zuverlässigkeit.

Hier finden Sie die vollständige Projektbeschreibung:

Skizze zur Förderung von investiven Digitalisierungsvorhaben in kleinen und mittleren Unternehmen:

Mit Digitalisierung zu mehr analogem Genuss – Implementierung eines datenbankgestützten intelligenten Kassensystems mit analytischen Küchenmonitoren zur signifikanten Verbesserung analoger Produktionsprozesse im Rahmen der Erbringung smarter gastronomischer Serviceleistungen 

1          Darstellung des Unternehmens

Der nachfolgende dargestellte Antragsteller des Projektes ist der “Krug zum grünen Kranze”. Die Betriebsstätte des Traditionslokales ist in Halle (Saale), in der Talstraße 37. Betrieben wird der „Krug zu grünen Kranze“ von der Cronus Gastronomie- und Veranstaltungsservice GmbH.

 

1.1 Kurzer Abriss der Firmengeschichte 

Nach alter Überlieferung des Heimatforschers Otto Schröter traf sich im „Krug zum grünen Kranze“ erstmals der Dessauer Liederdichter Wilhelm Müller (1794-1827) mit seinem zukünftigen Schwager Carl Adolf Basedow (1799-1854), der zu jener Zeit an der Universität Halle Medizin studierte. Die Begegnung fand im Mai 1821 statt und noch im gleichen Monat heiratete Wilhelm Müller Basedows Schwester Adelheid Basedow.

Zur Erinnerung an das Kennenlernen schrieb der Dichter das Lied “Im Krug zum Grünen Kranze, da kehrt ich durstig ein” nieder, das zu seinen populärsten Liedern wurde.

Nach den napoleonischen Befreiungskriegen 1813/15 begann die eigentliche Entdeckung der romantischen Landschaft des kleinen Fischerdorfes Kröllwitz. So taten sich bald neue Raststätten und Lokale auf, um Wanderer, Naturschwärmer und Kaffeekränzchendamen bewirten zu können. Besonders die Studenten der Universität Halle suchten gern abseits gelegene Wirtshäuser auf und veranstalteten dort ihre Kommerse, Bierabende oder fochten Mensuren aus. So entstand auch der „Krug zum grünen Kranze“.

Nachweislich hatte ein gewisser Gottlob Frönicke, seines Zeichens Zimmermann, im Jahr 1875 damit begonnen, aus einem Holzbuffet heraus selbstgebrautes Bier zu verkaufen. Diesem Umstand hat das Lokal seinen Namen zu verdanken. Der Überlieferung nach wurden, wenn das Bier seine Reife erreicht hatte, durch die Wirte grüne Kränze aus den Fenstern gehangen, um der Kundschaft zu signalisieren, dass sie mit ihrem Krug kommen um darin das frisch gebraute Bier genießen zu können.

Der „Krug zum grünen Kranze“ ist ein Lokal mit Geschichte:

Neben dem eingangs erwähnten „Kruglied“ entstanden hier weitere populäre Volkslieder. Der Unpünktlichkeit des dann in Merseburg praktizierenden Arztes Carl Adolf von Basedow verdankt die Nachwelt „Das Wandern ist des Müllers Lust“. Mit eben jenem Basedow hatte sich Müller im Sommer 1821 im „Krug“ verabredet. Doch Basedow traf erst mit großer Verspätung ein. Die Wartezeit nutzte Müller zum Texten des wohl bekanntesten deutschen Volksliedes. Auch „Die schöne Müllerin“, „Am Brunnen vor dem Tore“ oder „Ich hört ein Bächlein rauschen“ gehören heute zum unverzichtbaren Repertoire deutscher Volksmusik.

Des Weiteren sind im Krug bereits die Gebrüder Grimm eingekehrt und auch der romantische Freiherr von Eichendorff – er studierte in Halle Rechtswissenschaft und Philosophie – trank regelmäßig an diesem gastlichen Ort seine geliebte saure Milch.

Jahrzehnte lang war der “Krug zum grünen Kranze” im Besitz der Familie Hermann, die ihn auch nach der kriegsbedingten Schließung ab 1.Juli 1948 wieder bewirtschaftete.

Nach einer grundlegenden Umgestaltung 1978/79 wurde die HO-Gaststätte ein modernes Gartenrestaurant. Unter den DDR-Bürgern erlangte der „Krug zum grünen Kranze“ vor allem durch die gleichnamige Fernsehsendung zu Popularität. Mit dieser Unterhaltungssendung des damaligen „Studio Halle“ wurde eine Mischung aus Heimatgeschichte, Spaß und volkstümlicher Musik präsentiert, die sich vor allem bei den älteren Zuschauern großer Beliebtheit erfreute.

Die Cronus Gastronomie- und Veranstaltungsservice GmbH betreibt den „Krug“ seit April 2009.

 

1.2 Zuordnung zu einem Betätigungsfeld

Der „Krug zum Grünen Kranze“ hat seinen wirtschaftlichen Schwerpunkt im Bereich der Gastronomie, also jenem Teilbereich des Gastgewerbes, der sich mit der Bewirtung von Gästen mit Speisen und Getränken befasst. Im Gegensatz zu anderen Gaststätten in der Stadt Halle (Saale), befriedigt der „Krug zum Gründen Kranze“ nicht nur die Bedürfnisse Hunger und Durst, sondern auch den kulturellen Bedarf an Erlebnis und Kommunikation und ist durch die direkte Lage an der Saale und dem „Postkarten“-Blick auf die Burgruine Giebichenstein ein beliebtes Ausflugsziel für Groß und Klein aus Nah und Fern.

1.3 Typisches Produkt- bzw. Dienstleistungsangebot, Erzeugnis- und Leistungsprofil

Der „Krug zum Grünen Kranze“ hat ca. 350 Außen- und 200 Innenplätze. Im Außenbereich stehen der verglaste Pavillon „Burgblick“ für ca. 60 Personen, der Pavillon „Saaleblick“ 40 Personen und innen ein Saal mit ca. 90 Plätzen und das Eichendorff-Zimmer mit ca. 40 Plätzen für Gesellschaften zur Verfügung.

Zudem verfügt das Lokal über ein 50 PS Pontonboot für bis zu 12 Fahrgäste, welches je nach Eignung des Fahrers (Sportbootführerschein Binnen) mit und ohne Skipper vermietet wird.

Der „Krug“ bewirtet seine Gäste im klassischen á la carte-Geschäft (66%) an 364 Tagen im Jahr und verfügt darüber hinaus über jahrzehntelange Kompetenz im Bankettbereich (33%), bewirtet also größere Gruppen (bis 350 Personen) mit Buffets und Menüs zu speziellen Anlässen. Diese sind so vielfältig wie der Gästekreis: Kindbegrüßungsfest, Taufe, Schuleinführung, Kommunion, Konfirmation, Hochzeit, runde Geburtstage, Trauerfeiern. Ein weiteres Standbein im Bankett sind Firmenfeiern, Kongresse, kleinere Tagungen, Workshops und Incentives.

Einige jährlich stattfindende Highlights produziert das „Krug“-Team selbst: Saale-Dixie, Dinnertheater, Bauernmarkt, Christi Himmelfahrt, Weihnachten und Silvester.

Unser Dienstleistungsangebot besteht aus einem ganzheitlichen Konzept: von der Beratung über die Durchführung bis zur Nachbereitung bekommt der Gastgeber einen Ansprechpartner – „One (Wo)Man, one Event“

Im á la carte-Geschäft besteht die Dienstleistung im Wesentlichen aus drei Schritten: Bestellung, Servieren, Abrechnen. Üblicherweise reserviert der Gast im Vorfeld.

Unser kulinarisches Angebot orientiert sich konzeptionell am „Deutschen Wirtshaus“ und umfasst in der Hauptsache frisch panierte Schnitzel von Schwein und Kalb, sowie Original Thüringer Klöße mit hausgemachten Braten in Variation mit saisonalen Angeboten wie Spargel, Pfifferlingen. Eine feine Dessertkarte und die bei den Gästen beliebten Salate runden das Speisenangebot ab.

Der Gast erhält einheimische und internationale Weine, Edelbrände vom Süßen See und Bier aus Wernesgrün.

Beim Bezug der Waren und externen Dienstleistungen achten wir auf Regionalität und Nachhaltigkeit. Kurze Transportwege und saisonale Produkte bieten hohe Qualität und sichern Arbeitsplätze vor Ort.

2          Projektbeschreibung, Ausgangssituation und Bedarfserhebung

Geplant ist ein Projekt zur Implementierung eines datenbankgestützten Kassensystems mit Küchenmonitoren. Damit sollen analoge Prozesse bei gastronomischen Serviceleistungen im „Krug zum Grünen Kranze“ verbessert werden. Das Kassensystem ist der Mittelpunkt gastronomischer Prozesse. Deshalb muss es standardisiert und offen sein für Arbeitsprozesse im Gästebereich, in der Küche, bei Lieferanten, bei Zulieferern, in der Buchhaltung und beim Steuerberater.

Um den derzeitigen Ist-Zustand im Unternehmen zu erheben, wurden in einem ersten Schritt alle Prozesse analysiert und dargestellt.  In diesem Zusammenhang wurden auch die Mitarbeiter zu einzelnen Abläufen befragt. Die Ergebnisse zeigen sehr deutlich, dass die größte Schwäche in der Prozesskette zwischen dem Mitarbeiter, dem Kunden, der Küche und dem Kassensystem liegt.  So wird derzeit wird ein Kassensystem genutzt, welches die Anforderungen, die an ein modernes Restaurant gestellt werden, nicht mehr erfüllt. Viele der Prozesse zwischen der Küche und der eigentlichen Serviceleistung am Kunden werden somit durch analoge Medienbruchstellen gestört und bilden Ineffizienzen entlang der gesamten Wertschöpfungskette. Die Folge sind enorme Zeitverzögerungen, vermeidbare Kommunikationsdefizite und ärgerliche bis peinliche Qualitätseinbußen.

Durch die konsequente Umstellung auf ein datenbankgestütztes Kassensystem mit Küchenmonitoren, könnten sämtliche Prozesse so angepasst werden, dass das Unternehmen die gastronomischen Prozesse flexibler, schneller, qualitativ hochwertiger und einfach fehlerfreier umsetzen kann.

Im Rahmen der Digitalisierung der genannten Prozesse spielt die IT-Sicherheit eine große Rolle. Die Schnittstelle zum Reservierungsserver und die damit verbundene gestiegene IT-Sicherheit stehen deshalb im Fokus der Digitalisierungsstrategie. Durch ein Network-Attached-Storage (NAS) und einem Datensicherungs-VPN in die Cloud, in Kombination mit einer Power-USV (unabhängige Stromversorgung), kann unter allen denkbaren Umständen die Sicherheit und Konsistenz der Datenbank garantiert werden.

Ein hochperformantes WLAN und eine den zukünftigen Anforderungen an leistungsfähige Backoffice- und DSGVO-konforme Backup-Systeme genügende Hardware-Infrastruktur bilden die solide Grundlage für weiteres zukunftsorientiertes und stabiles Wachstum. Besonderer Wert wird auf die Qualität der Systeme und Komponenten gelegt, damit eine möglichst lange wartungsarme Betriebszeit erreicht werden kann. Das Managements wird von technischen Detailfragen entlastet und die gewonnene Zeit kann aktiv in die weitere Prozessoptimierung und die Entwicklung zeit- und zielgruppengerechter Produkte und Dienstleistungen investiert.

Im Rahmen der mehrdimensionalen digitalen Neuausrichtung des „Kruges“ soll eine IT-basierte Telefonanlage beschafft werden, welche mit den anderen digitalen Hilfsmitteln gekoppelt werden kann.

Durch die Implementierung der oben genannten digitalen Hilfsmittel in den verschiedenen Abteilungen kann eine unternehmerische Weiterentwicklung des traditionsreichen Unternehmens erfolgen und wichtige Prozessinnovationen werden im Rahmen der Digitalisierung vorangetrieben.

3        Innovativer Mehrwert 

Das datenbankgestützte intelligente Kassensystems mit Küchenmonitoren ist weit mehr als ein technisches System, mit denen Gäste abgerechnet und in denen die Umsätze zwischengelagert werden. Richtig eingesetzt, wird es zu einem Instrument, das die betriebswirtschaftliche Steuerung des Restaurants und die Produktionsabläufe während der betrieblichen Leistungserstellung erheblich vereinfachen kann.

Die Vorteile der Implementierung eines datenbankgestützten Kassensystems mit Küchenmonitoren sind vielfältig. Es wird die Kommunikation zwischen Gästen und Servicepersonal gefördert und die Flexibilität direkt am Gast nimmt deutlich zu.

Dank der mobilen Bestellaufnahme sparen die Mitarbeiter wertvolle Zeit und Laufwege ein. Speisen- und Getränkewünsche können über das zu installierende leistungsfähige WLAN direkt vom Tisch an die Küche übertragen werden. Darüber hinaus können die Mitarbeiter die Gäste z.B. mit zusätzlichen Informationen zu den Speisen versorgen, weil die Zeit für die Wege entfällt und am Gast zur Verbesserung der Aufenthaltsqualität genutzt werden kann.

Durch die Kombination mit mobilen Druckern, ist das Personal nicht mehr gezwungen, zu einem zentralen Drucker zu laufen, da dieser immer dabei ist.  Ein ganz entscheidender Vorteil liegt somit darin, dass das Personal individueller auf den Gast eingehen und besser auf Kapazitätsschwankungen reagieren kann. Darüber hinaus arbeiten die Mitarbeiter effektiver, was die Arbeitsbedingungen deutlich verbessert. Ein weiter Vorteil ist die Reduzierung des Warenverlustes in der Küche und durch intelligenten Workflow eine Verbesserung der -neben der Aussicht auf die Burgruine Giebichenstein zweiten Säule des Geschäfts- der Speisenqualität.  Dadurch ergeben sich vielfach bessere Endergebnisse.

Aktuell werden die Speisen vom Servicepersonal gebucht und in der Küche erfolgt dann der Ausdruck – nach Tischen geordnet. In einem zweiten Schritt wird der jeweilige Posten (Kalte Küche, Warme Küche, Bankett) von der sogenannten „Annonce“ angesprochen und bekommt die zuzubereitenden Komponenten angesagt. Hört ein Kollege nicht richtig hin, oder versteht etwas falsch, führt dies dazu, dass ein Tisch nicht vollständig angerichtet werden kann oder bei starkem Geschäft mangelhafte Speisenqualität die Küche verlässt.

Datenbankgestützte Küchenmonitore sind intelligente „Annonceusen“. Für jedes Gericht werden die Garzeiten und Produktionszeiten hinterlegt. Ein Algorithmus analysiert die bestellten Gerichte auf die jeweiligen Komponenten und deren Zubereitungszeit. Dann steuert der Algorithmus den Monitor des jeweiligen Posten an und addiert die insgesamte Zahl der Beilagen und meldet „Jetzt zwölf Klöße ins Wasser – brauchen wir in zwanzig Minuten.“ Eine definierte Zeitspanne später: „Jetzt sieben Schnitzel in die Pfanne – muss in fünf Minuten fertig sein.“ usw.

Der Posten bestätigt auf dem Touchscreen, dass er mit bestimmten Abläufen begonnen hat und wenn diese abgeschlossen wurden.

Durch die permanente Kontrollfunktion wird ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess gewährleistet, der sich sehr positiv auf verschiedene Servicebereiche auswirkt. Des Weiteren können sich die Mitarbeiter auf ihr Kerngeschäft und den Kunden konzentrieren. Dadurch steigt die Motivation und die Arbeitsergebnisse werden besser. Dank des datenbankgestützten Ansatzes des Kassensystems hat auch das Management einen besseren Überblick zu allen Prozessen. Jederzeit können Umsätze, Buchungen etc. von überall und zu jeder Zeit abgerufen werden. Dadurch lassen sich in wesentlich kürzerer Zeit ausführliche Statistiken erstellen und wichtige Daten für eigene Auswertungen exportieren. Die integrierte DATEV-Schnittstelle vereinfacht ganz nebenbei die Abrechnung mit dem Steuerbüro.

Zusammenfassend kann durch das datenbankgestützte intelligente Kassensystems eine unternehmerische Weiterentwicklung des „Krug zum Grünen Kranze“ erfolgen und somit eine institutionelle Innovation im Rahmen der Digitalisierung vorangetrieben werden.

4        Wirtschaftliche Effekte  

Das digitale System, eines datenbankgestützten intelligenten Kassensystems mit analytischen Küchenmonitoren, könnte den „Krug zum Grünen Kranze“ unterstützen, neue Gäste zu finden und Stammgäste besser zu binden. Die innovative Technologie hilft aber auch, Prozesse im Unternehmen zu vereinfachen, Abläufe zu strukturieren, Zeit zu sparen.

Das neue Kassensystem erfüllt die Kriterien durch integrierte Programmierung in einer deutlich besseren Qualität und mit höherer Datensicherheit.

Nicht nur dem Finanzamt wird durch das digitale System der Überblick über alle Geschäftszahlen und Kassenvorgänge erleichtert. Der „Krug zum Grünen Kranze“ profitiert ebenfalls davon und ist automatisch über sämtliche Geldbewegungen im Bilde, um ggf. Prozesse zu optimieren und unnötige Ausgaben zu vermeiden. So bietet das digitale System zum Beispiel einen Finanzdatenexport, elektronische Tagesabschlüsse (derzeit analog) sowie ein digitales Kassenbuch. Auch im Bereich der Buchhaltung existieren elementare Features, die einen permanenten Zugriff ermöglichen.

Neben den buchhalterischen Aspekten bietet das digitale System außerdem diverse Möglichkeiten zur Produkt- und Bestandsverwaltung. Die Erfassung des gesamten Sortiments ist in den meisten Fällen zeitraubend und die ständig erforderliche Verwaltung der Artikel wird oftmals durch unübersichtliche Menüstrukturen und komplizierte Funktionsweisen erschwert. Dementsprechend bietet das digitale System praktische Verwaltungsmöglichkeiten für Warengruppen und Sortimentspflege sowie einem Echtzeit-Abgleich der Produktbestände. Berichte zu verkauften Produkten (Speisen und Getränken), Bestseller-Listen und Warenanalysen ermöglichen darüber hinaus einen idealen Nachbestellprozess sowie eine wirtschaftliche Sortimentsgestaltung.

In Zeiten der Digitalisierung wird des für den „Krug zum Grünen Kranze“ immer wichtiger, verschiedene Verkaufskanäle miteinander zu verknüpfen. Der Kunde von heute bucht nicht mehr nur online oder offline, sondern kanalübergreifend. Damit werden sogenannte Multichannel-Dienste notwendig, die beide Kontaktmöglichkeiten miteinander verbinden.

Mit einem datenbankgestützten intelligenten Kassensystems mit analytischen Küchenmonitoren lässt sich die Leistungsfähigkeit deutlich steigern, Verkäufe verfolgen, Diebstahl verhindern und die Kontrolle erhöhen. Die Investition soll zu einer Entlastung auf allen Ebenen des Unternehmens führen, weil es viele Prozesse automatisiert und erlaubt sich auf das Wesentliche zu konzentrieren – nämlich auf den Kunden.

Zusammengefasst ergeben sich folgende wirtschaftlichen Effekte:

Durch die Automatisierung der Prozesse wird die Effizienz des Unternehmens gesteigert. Das datenbankgestützte intelligente Kassensystems mit analytischen Küchenmonitoren wird im Unternehmen die analogen Produktionsprozesse beschleunigen, in dem Abläufe deutlich gekürzt werden. Außerdem werden menschliche Fehler drastisch reduziert. Betrachtet man das Thema aus Sicht der Betriebswirtschaftslehre, so wird sich signifikant die Effizienz der wichtigsten Geschäftsprozesse, in den Kategorien Kosten, Service und Qualität, verbessern. Die Gestaltung der Prozesse wird tendenziell eher nach unten auf die ausführenden Stellen verlagert, wobei diese durch die IT-technischen Hilfsmittel standardisiert geleitet werden. Durch das digitale System lassen sich alle Verkäufe verfolgen und besser analysieren, wodurch eine höhere Transparenz geschaffen wird. Außerdem lassen sich die Lagerbestände automatisch aktualisieren und überwachen, wodurch Engpässe verhindert werden.  Durch die Bindungssysteme können die Gewohnheiten der Kunden verfolgt werden, so dass gezielt Sonderaktionen gestartet werden können. Des Weiteren eröffnen integrierte Peripheriegeräte zusätzliche Servicemöglichkeiten.

Aus den genannten Effekten heraus ergeben sich zeitlichen Einsparungen und ein früherer Break-even-Point als bei der herkömmlichen Umsetzung der Prozesse.

3.1 Vorbereitung

In der Vorbereitungsphase soll die Auswahl der technischen Geräte erfolgen. Konkret geplant ist die Anschaffung eines datenbankgestützten Kassensystems mit Küchenmonitoren und mobilen Druckern sowie das hochperformante WLAN-System. Darüber hinaus soll eine Verkabelung erfolgen, die eine Grundlage zur schnellen Datenübertragung darstellt. Die Neubeschaffung einer IT-basierten Telefonanlage ist darüber hinaus eine zwinge Voraussetzung im Rahmen der Digitalisierungsstrategie.

 In dieser Phase sollen deshalb Angebote von verschiedenen Anbietern eingeholt und verglichen werden. Danach soll die Anschaffung erfolgen.

In dieser Phase, soviel ist bereits heute evident, werden die für die Nutzung moderner Datenverarbeitungssysteme notwendigen Grundlagen geschaffen:

Des Weiteren soll das Management zur Veränderung und Anpassung der it-basierten Arbeitsprozesse beraten werden, damit die Implemtierung der neuen technischen Systeme gelingt und grundlegende Fehler in der Einführung des neuen sozio-technischen System verhindert werden.

3.2 Implementierung

In der Implementierungsphase soll das datenbankgestützte Kassensystem mit Küchenmonitoren und mobilen Druckern sowie das hochperformante WLAN-System und die Telefonanalage installiert werden. Als erstes sollen die Mitarbeiter für die neuen it-basierten technischen Systeme sensibilisiert und in den neuen Arbeitsabläufen extern trainiert werden. Nach der erfolgreichen Installation sollen die Mitarbeiter in der Anwendung geschult werden. Hier sollen die Mitarbeiter kennenlernen, wie das System zielgerecht eingesetzt werden kann. Hierbei soll ein Mix aus Schulung, Beratung, Demonstrationen, Gruppendiskussionen, Simulation, Training und tatsächlicher Anwendung stattfinden. Ziel ist, das Kassensystem im vollen Leistungsumfang erfolgreich einzusetzen.

3.3 Anwendung

In der Anwendungsphase soll das in der Implementierungsphase installierte Kassensystem – unteren externer Begleitung – zur direkten Anwendung am Kunden kommen. Im Zuge der Anwendung werden bereits Vor- und Nachteile systematisch dokumentiert.

3.4 Evaluation und Anpassung

In der Evaluationsphase soll von extern eine Bewertung des Kassensystems erfolgen. Konkret sollen Vor- und Nachteile dargestellt sowie auftretende Probleme identifiziert und Lösungsvorschläge zu deren Beseitigung sowie Weiterentwicklungspotentiale herausgearbeitet werden. Am Ende sollen konkrete Verbesserungsvorschläge abgeleitet und in die Organisation einfließen.